Eventi internazionali
VI Conferenza EPRI

Data:   07/10/2003 - 08/10/2003
Luogo: Berlino


Sommario



1. ESPERIENZE NELL'USO DELLE TECNOLOGIE DELL'INFORMAZIONE DELLA COMUNICAZIONE ALLA CAMERA DEI DEPUTATI.
1.1 L'impiego di ICT per i deputati
1.2 L'impiego di ICT per lo sviluppo del rapporto tra il Parlamento e i cittadini.
a) Il sito internet
b) Altri strumenti di comunicazione
c) Lo sviluppo dei servizi di informazione
1.3. L'impiego di ICT per le strutture amministrative al servizio degli organi parlamentari e dei deputati
2. LE PROSPETTIVE DI SVILUPPO NELL'USO DELLE NUOVE TECNOLOGIE




1. ESPERIENZE NELL'USO DELLE TECNOLOGIE DELL'INFORMAZIONE DELLA COMUNICAZIONE ALLA CAMERA DEI DEPUTATI.

L'utilizzazione delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione (ICT) costituisce una priorità nell'organizzazione dei lavori alla Camera dei deputati.
Le tre linee direttrici per l'impiego delle nuove tecnologie sono le seguenti:
a) l'impiego di ICT per i deputati, con la fornitura a ciascun deputato di postazioni di PC connessi alla rete della Camera;
b) l'impiego di ICT per lo sviluppo del rapporto di informazione e comunicazione tra il Parlamento e i cittadini, con particolare riferimento allo sviluppo del sito internet e della trasmissione televisiva delle sedute della Camera;
c) l'impiego di ICT per le strutture amministrative al servizio degli organi parlamentari (Assemblea, Commissioni, Ufficio di Presidenza, ecc.) e dei deputati, con, ad esempio, la creazione delle reti informative, lo sviluppo del sistema del protocollo informatico, l'utilizzo della posta elettronica come sistema prioritario di comunicazione interna, ecc.
I tre filoni su cui ci si soffermerà per comodità di esposizione, come è ovvio, sono strettamente connessi tra di loro.
La realizzazione, ad esempio, di sistemi informativi che accrescono la tipologia delle informazioni e dei documenti per via telematica a supporto degli organi della Camera e dei deputati, non solo forniscono ai parlamentari le informazioni necessarie per lo svolgimento di un'adeguata istruttoria legislativa e l'adozione di scelte consapevoli, ma rappresentano anche uno degli strumenti essenziali per lo svolgimento dell'attività consulenziale e di documentazione da parte degli uffici e per l'informazione dei cittadini, quando tali strumenti sono resi pubblici attraverso i siti web della Camera.
I tre ambiti di intervento ricordati per l'impiego delle nuove tecnologie alla Camera sono quindi riconducibili ad un disegno organizzativo unitario. Lo sviluppo dei progetti di innovazione tecnologica ha interessato, infatti, tutti i settori dell'Amministrazione, rendendo possibile introdurre nuove procedure di lavoro e adoperare forme di "comunicazione aperta", destinate cioè a rendere fruibile il sistema informativo della Camera anche alla consultazione in rete da parte dei cittadini.
Su tali principi si è soffermato l'Ufficio di Presidenza della Camera, nel corso del 2000, in sede di approvazione della riforma della struttura organizzativa dell'Amministrazione, che prevede l'adozione di moduli organizzativi flessibili, in grado di assicurare la piena integrazione funzionale tra gli uffici e di incrementare il coordinamento delle attività complesse. Le tecnologie di ICT, in tale ambito, costituiscono uno strumento essenziale per la sua attuazione, in quanto le nuove procedure di lavoro caratterizzate da un elevato tasso di innovazione connettono tra di loro uffici amministrativi diversi e offrono nuovi servizi agli organi parlamentari, ai deputati e ai cittadini.



1.1 L'impiego di ICT per i deputati
Nel corso degli ultimi anni è stato raggiunto l'obiettivo di dotare ciascuno dei 630 deputati delle apparecchiature informatiche di base (PC, stampanti, dotazioni software, accesso alla rete internet, ecc.) per lo svolgimento dell'attività parlamentare e la connessione alla rete della Camera. È stata potenziata la disponibilità di aree di memoria centralizzata (file server) aggiuntive rispetto alla memoria presente sulle postazioni di lavoro individuali assegnate ai deputati.
I deputati possono collegarsi alla rete della Camera anche dall'esterno, attraverso un collegamento riservato via modem (rete Arcipelago), realizzando forme di telelavoro anche dal proprio collegio elettorale.
Ciascun deputato, inoltre, dispone nel sito di un proprio indirizzo di posta elettronica, al quale il pubblico può rivolgersi per inviare messaggi; ciascun deputato o Gruppo parlamentare può pubblicare pagine web individuali nel sito internet della Camera, nel rispetto delle prescrizioni contenute in un regolamento approvato dall'Ufficio di Presidenza.
Tra le realizzazioni informatiche atte a migliorare la condizione del deputato va poi ricordata l'adozione del "tesserino unico", che consente ai deputati sia di votare in Assemblea, nonchè come strumento di pagamento per usufruire dei servizi interni o convenzionati con l'esterno (emissione di titoli di viaggio, ecc.). I dati delle votazioni effettuate con il sistema elettronico sono memorizzati in una banca dati, che fornisce ai presidenti dei Gruppi parlamentari riepiloghi mensili e tabulati statistici sull'andamento delle votazioni.



1.2 L'impiego di ICT per lo sviluppo del rapporto tra il Parlamento e i cittadini.

a) Il sito internet
La comunicazione istituzionale della Camera ha conosciuto un notevole sviluppo tramite il sito internet (www.camera.it). I dati dei contatti al sito mostrano un trend significativo di crescita dei contatti: la media quotidiana di visite al sito è stata pari a 9.361 nel 2001, a 10.443 nel 2002 e a 11.881 nel 2003 (proiezione annuale calcolata sulla base dei dati riferiti al primo semestre del 2003); il totale delle visite annue è stato di 3.427.977 nel 2001, di 3.811.775 nel 2002; 2.168.310 sono state le visite nel primo semestre del 2003. Sono più di 340 mila le pagine web allocate nel sito.
Sin dal 1996 il sito, realizzato anche in inglese, francese, tedesco, spagnolo ed in lingua araba, e con versioni in formato accessibile per i portatori di handicap, è stato strutturato come strumento di informazione concernente l'intero ambito di attività istituzionale della Camera.
La recente nuova versione del sito ha curato particolarmente l'ordinamento e la classificazione dei materiali contenuti nel sito al fine di rendere sempre più semplice l'accesso e la conoscibilità degli innumerevoli documenti e delle informazioni inserite in rete. Il sito internet si configura come un vero e proprio archivio digitale permanente on line, aggiornato in tempo reale, nel quale sono sempre disponibili anche gli atti delle precedenti legislature. L'obiettivo è quello di raggiungere non solo gli utenti "esperti" (imprese, università, istituzioni scolastiche, ecc.), ma anche gli utenti non specialisti.
Un punto qualificante è l'alimentazione tempestiva del sito. I resoconti della seduta dell'Assemblea, ad esempio, sono inseriti sul sito, in versione provvisoria, quasi in tempo reale rispetto all'andamento dei lavori (ogni sezione della seduta è resa disponibile sul sito circa un'ora dopo il suo effettivo svolgimento); l'inserimento degli stenografici definitivi e della gran parte dei documenti avviene sin dalle ore 9.00 del giorno successivo, contemporaneamente con l'entrata in archivio degli atti in forma cartacea. Tutti i documenti oggetto di discussione e votazione in Assemblea e nelle commissioni.
A tal fine presenta sette sezioni tematiche (Deputati, Organi parlamentari, Documenti, Norme, Europa-estero, Amministrazione, Servizi al cittadino) ognuna articolata in voci e sottovoci immediatamente consultabili. Molto ricca è la parte documentale, con la digitalizzazione di tutti gli atti parlamentari correnti a partire dal 1996: tutti gli atti parlamentari sono organizzati in apposite banche dati (delle proposte di legge, degli emendamenti, degli ordini del giorno, degli atti di indirizzo e di controllo, dei resoconti parlamentari dell'Assemblea e delle Commissioni, delle relazioni inviate al Parlamento dal Governo o da altri organi costituzionali, ecc.), sempre disponibili ed aggiornate in tempo reale. Sono altresì disponibili i dati elettorali, archivi delle leggi regionali, costituzionali e di tutte le leggi a partire dal 1996, i cataloghi delle opere possedute dalla Biblioteca della Camera. Dal sito sono inoltre accessibili alcune delle principali banche dati giuridiche o informative e le agenzie stampa.
Ampia è la sezione informativa, a cura dell'Ufficio Stampa della Camera con, tra l'altro, un servizio di newsletter a cadenza almeno quotidiana, recante la sintesi di tutti i principali accadimenti in Assemblea, nelle commissioni o degli eventi e delle cerimonie alla Camera.
Sono poi disponibili: ampie informazioni sull'attività svolta da ciascun parlamentare, con apposite schede che illustrano l'attività individuale svolta da ciascun deputato (proposte di legge presentate, interventi svolti, dati anagrafici, ecc.); informazioni sull'assetto finanziario della Camera, con la pubblicazione integrale del bilancio annuale della Camera e di tutte le informazioni concernenti lo status giuridico ed economico dei deputati; informazioni sulle relazioni interistituzionali e interparlamentari, a livello sia europeo che internazionale (ad esempio sono consultabili tutti i testi e i resoconti dei lavori della Convenzione europea, nella apposita sezione Forum per l'Europa; schede o materiali multimediali (video, versioni digitali di testi, ecc.) sulle iniziative rivolte ai cittadini, quali cerimonie, conferenze, convegni, mostre ed eventi diversi. Sono pubblicati nel sito i bandi di gara, i bandi dei concorsi, i principali regolamenti interni e i documenti che illustrano in dettaglio la struttura amministrativa della Camera.
La pubblicazione on line dei documenti parlamentari ha assunto, di fatto, valore di complementarità rispetto alle tradizionali forme di pubblicità su base cartacea, aumentando pertanto considerevolmente la conoscibilità dei lavori della Camera da parte dei cittadini. La stampa dei documenti parlamentari o la loro copia in formato informatico è gratuita, non avendo la Camera posto il copyright sui documenti ospitati nel proprio sito.

b) Altri strumenti di comunicazione
Altri strumenti di comunicazione multimediali sono stati realizzati per ampliare l'offerta informativa a disposizione dei cittadini: la diffusione audio o video delle sedute dell'Assemblea, in diretta, sia sul sito internet, sia, gratuitamente, attraverso la televisione satellitare (sia la Camera che il Senato dispongono di un proprio canale satellitare) e di alcune sedute di Commissioni permanenti.
Altro strumento informativo è il Televideo: la Camera dispone di sette pagine sul teletext della concessionaria televisiva pubblica, alimentate dall'Ufficio stampa, che forniscono informazioni sul Calendario dei lavori, l'ordine del giorno dell' Assemblea, la sintesi quotidiana, aggiornata in diretta, dei lavori svolti ed in corso di svolgimento in Assemblea e degli argomenti all'esame delle Commissioni permanenti, nonché sui servizi aperti al pubblico (visite guidate, accesso alla Biblioteca, all'Archivio storico e alla Libreria).
Un Numero verde telefonico è a disposizione dei cittadini per chiedere informazioni.
È in corso di realizzazione una pubblicazione multimediale, su supporto di cd-rom, illustrativo della attività parlamentare, destinato in primo luogo ai studenti delle scuole in visita alla Camera.

c) Lo sviluppo dei servizi di informazione
Sul piano dell'informazione sulle tematiche parlamentari, sono stati avviati importanti progetti per la messa in rete di ulteriori documenti parlamentari e l'attivazione di nuove banche dati.
Un programma comune alla Camera e al Senato ha previsto la digitalizzazione di tutte le raccolte storiche degli atti parlamentari anteriori al 1996 (dal 1948) ed alle accessioni delle Biblioteche e degli Archivi storici del Parlamento, al fine di consentire ai cittadini l'accesso gratuito, attraverso la rete internet, ad un patrimonio di documentazione che oggi è a disposizione solo dei deputati e degli uffici nelle sedi parlamentari.
Si intende così realizzare una "Biblioteca parlamentare digitale", che, integrandosi con un nuovo Centro di informazione parlamentare, potrà divenire un centro gratuito di relazioni con il pubblico avanzato sul piano tecnologico e in grado di fornire un alto numero di servizi qualificati (quali ad esempio; una banca dati bibliografica di studi sul Parlamento; i testi, tradotti anche in lingua italiana, dei regolamenti parlamentari di Francia, Germania, Gran Bretagna e Spagna; il Manuale per la legislazione - banca dati inserita nel sito internet circa le norme sulla formazione delle leggi e dei testi normativi; il Manuale istituzionale contenente la normativa connessa all'esercizio delle funzioni parlamentari e ai rapporti del Parlamento con gli altri soggetti istituzionali nonchè un Codice elettorale).
L'utilizzo delle tecnologie è stato identificato, anche dal Comitato per la legislazione, come strumento essenziale per il miglioramento della conoscibilità e della qualità della legislazione: A tal fine è in corso di realizzazione un progetto comune tra Camera, Senato e Presidenza del Consiglio (cd. progetto Norme in rete) volto alla creazione di una banca dati nazionale che renda accessibile gratuitamente sulla rete internet tutte le norme giuridiche vigenti in Italia.



1.3. L'impiego di ICT per le strutture amministrative al servizio degli organi parlamentari e dei deputati
Nel quadro della progressiva adozione di sistemi di gestione documentale e della digitalizzazione degli atti, di particolare rilevanza è stato lo sviluppo del Protocollo informatico della Camera, il cui completamento è avvenuto nel corso del 2001.
Tale sistema, costituito da un protocollo centrale e da una pluralità di protocolli decentrati incardinati presso ciascun Servizio dell'Amministrazione, connessi tra loro in un circuito unitario, prevede la protocollazione e l'acquisizione dell'immagine di tutti i documenti pervenuti o in partenza dalla Camera, nonchè degli atti interni trasmessi tra gli uffici. È stata così resa possibile la ricerca per via informatica, a mezzo di appositi descrittori del contenuto dei documenti, di tutti gli atti protocollati, a qualsiasi livello, nonchè la trasmissione degli stessi per via telematica. Per assicurare tale ultima finalità è stato reso possibile l'invio dell'immagine e la protocollazione in partenza ed in uscita degli atti tra i diversi protocolli decentrati; in tal modo le comunicazioni tra gli uffici della Camera avvengono oggi per via telematica ed è stata eliminata la trasmissione degli originali su supporto cartaceo tra un ufficio e l'altro. Il sistema, non accessibile dall'esterno e quindi dotato di un elevato standard di sicurezza informatica, ha così accresciuto la velocità delle comunicazioni interne e innovato il sistema di conservazione ed archiviazione dei documenti.
Altre procedure di lavoro sono state modificate con l'impiego delle nuove tecnologie.
La funzione statistica concernente l'attività legislativa è stata organizzata collocando in rete rilevazioni di tutti i dati relativi all'attività parlamentare (circa l'attività degli organi della Camera - Assemblea, Commissioni, Giunte, Commissioni bicamerali ecc.-, i procedimenti legislativi e di indirizzo e di controllo, nonchè l'analisi tipologica della legislazione). Le rilevazioni statistiche sono raccolte, su base settimanale o mensile, in più di centocinquanta tabelle: ad esse provvedono direttamente le singole strutture responsabili delle segreterie degli organi parlamentari (Servizio Assemblea, Servizio Commissioni, Servizio Studi, ecc.), senza elaborazione di supporti cartacei.
Va segnalato inoltre lo sviluppo capillare, nella pratica quotidiana, di altre forme di comunicazione interna, attraverso il sito intranet che ospita una bacheca elettronica dove possono trovare collocazione gli atti interni dell'Amministrazione e il capillare impiego della posta elettronica come strumento principale di scambio di atti istruttori ed informali tra gli uffici o nei rapporti preparatori di atti formali che intercorrano con soggetti esterni.
Sono stati realizzati nel corso degli ultimi due anni specifiche banche dati, sia documentali che gestionali, che oltre ad essere archivi digitali dei testi costituiscono strumenti di registrazione delle informazioni. Sono state così sostituite alcune delle tradizionali procedure manuali di numerazione e classificazione degli atti. Tali sistemi, quali il "Fascicolo informatico degli atti di indirizzo e di controllo", la banca dati anagrafica dei deputati e dei membri del Governo e alcune applicazioni specifiche per i settori amministrativi, consentono il trattamento e la consultazione dei documenti in formato digitale e delle relative informazioni attinenti alle procedure di lavoro connettendo in rete tutti gli uffici interessati. Il "Fascicolo informatico degli atti di sindacato ispettivo e di indirizzo" ad esempio, è alimentato in larga parte in via automatica, traendo i dati direttamente dai resoconti di seduta in formato elettronico, tramite apposita marcatura elettronica dei testi.



2. LE PROSPETTIVE DI SVILUPPO NELL'USO DELLE NUOVE TECNOLOGIE

Le prospettive di utilizzazione delle nuove tecnologie nell'attività parlamentare sono molteplici. Alle linee di intervento in precedenza indicate (impiego delle ICT per i deputati, per i rapporti tra la Camera e i cittadini e per l'Amministrazione) deve essere aggiunto anche un importante filone di cooperazione informatica tra i Parlamenti europei, che consegue allo sviluppo delle relazioni interparlamentari e allo stesso allargamento dell'Unione europea.
Nell'ambito degli interventi ipotizzabili per migliorare ulteriormente le condizioni di lavoro quotidiano dei deputati e delle strutture amministrative un obiettivo tendenziale deve essere quello di disporre dell'intera documentazione necessaria al lavoro parlamentare in rete e in ogni sede di lavoro.
Rientrano in tale ambito le iniziative in corso alla Camera per la realizzazione di un sistema di visualizzazione dei testi in discussione, con appositi monitor o schermi, collocati nelle commissioni permanenti e poi in Assemblea, nonché lo sviluppo di una rete wireless in Assemblea, per garantire l'accesso alla rete internet e alle reti della Camera. Altre iniziative potranno concernere l'uso della messaggistica sulla telefonia mobile per lo svolgimento di funzioni amministrative (ad es. le convocazioni delle commissioni) o informative.
Una riflessione dovrà esser condotta, al fine di implementare l'uso degli strumenti informatici già a disposizione dei deputati, circa la possibilità di introdurre una regolamentazione normativa da parte dell'Ufficio di Presidenza che renda necessaria e sufficiente la presentazione degli atti parlamentari da parte dei deputati direttamente in formato elettronico (quali gli emendamenti, le interrogazioni e le proposte di legge, anche utilizzando sistemi di firma digitale), ovvero abiliti come mezzo legale di convocazione delle sedute delle commissioni l'invio delle stesse tramite posta elettronica (al posto dei tradizionali sistemi: fax, telegrammi, ecc.).
Si tratta di temi delicati, in quanto influiscono sull'esercizio delle prerogative parlamentari e sullo stesso esercizio del mandato parlamentare e certamente misure di tipo organizzativo non possono comprimere l'esercizio di tali diritti. Si tratta quindi di trovare i giusti contemperamenti di tali diritti con le esigenze di un miglioramento e snellimento organizzativo che consegua all'utilizzo delle tecnologie.
Per quanto riguarda le strutture amministrative una prospettiva di grande importanza è costituita dall'ulteriore potenziamento del sito intranet come strumento essenziale e tendenzialmente sostitutivo di quelli tradizionali per le comunicazioni interne alla Camera e per le informazioni ai deputati.
Dal punto di vista dello sviluppo dell'offerta documentale sul sito internet è ipotizzabile l'inserimento in rete della ampia documentazione (c.d. letteratura grigia) prodotta dai Servizi di documentazione; in linea generale si deve valutare se tutte le pubblicazioni prodotte alla Camera debbano contestualmente essere realizzate anche in formato digitale, al fine di collocarle in rete o diffonderle in formato multimediale. Una migliore comprensione del lavoro parlamentare da parte dei cittadini potrebbe essere favorita, oltre alla acquisizione, come oggi già è stato realizzato, dei documenti originali e dalla visione delle sedute, anche dalla consultazione dei materiali di approfondimento e di consulenza di cui oggi dispongono solo i deputati.
È altresì necessario ipotizzare uno sviluppo dello strumento televisivo. Lo strumento è idoneo a raggiungere un pubblico vasto e mostrare in dettaglio il contenuto e le modalità concrete del lavoro parlamentare. Sono allo studio iniziative per la realizzazione di un vero e proprio palinsesto nella tv satellitare della Camera, sviluppando programmi di approfondimento e giornalistici, ripetendo la registrazione delle sedute di maggiore rilevanza e trasmettendo anche l'attività delle commissioni.
Tra i profili evolutivi nel rapporto tra Parlamento e cittadini particolare attenzione deve essere rivolta a valutare la possibilità di realizzare forme di comunicazione in senso "bidirezionale", al fine non solo di comunicare e fornire informazioni provenienti dal Parlamento ma anche di acquisire direttamente opinioni, avvisi, documenti o altre forme partecipative da parte dei cittadini, utilizzando tecniche ormai molto diffuse (sondaggi, raccolta di opinioni, richiesta di questionari, chat di connessione tra deputati e il pubblico, ecc.). Tali prospettive, così come i temi della e-democracy in rapporto alle istituzioni parlamentari, devono essere valutate con grande attenzione, in quanto suscettibili di incidere direttamente sulle forme della rappresentanza e sull'esercizio del mandato parlamentare nelle forme disciplinate dalla Costituzione e dai Regolamenti parlamentari.
Un ultimo profilo su cui conviene soffermarsi è quello dello sviluppo delle iniziative di raccordo tra le istituzioni parlamentari europee.
Lo sviluppo ulteriore delle relazioni interparlamentari, che così grande sviluppo hanno avuto negli ultimi anni, può essere favorito dall'adozione di sistemi di connessione in rete tra i Parlamenti.
Molteplici sono già le sedi collegiali ove queste forme di collaborazione e di creazione di network hanno avuto luogo o si stanno sviluppando proficuamente. Vanno ricordati al proposito: il network dell'European Parliamentary Technology Assessment (EPTA), al quale aderiscono i Comitati di valutazione delle scelte scientifiche e tecnologiche dei vari Parlamenti nazionali (per la Camera il Comitato Vast dell'Ufficio di Presidenza); l'attività di sviluppo della cooperazione nell'attività di documentazione tra i Parlamenti europei in ambito ECPRD (Centro europeo di ricerca e documentazione parlamentare), volte a favorire lo scambio di un flusso di informazioni e documentazioni tra i Parlamenti europei; le iniziative avviate con il Seminario "Science, Technology and Innovation Policy - Parliamentary Perspective" del 13-14 gennaio 2003 ad Helsinki, organizzato dal Dipartimento scientifico dell'UNESCO e dal Comitato parlamentare finlandese aderente all'EPTA, circa il ruolo dei Parlamenti nei processi di innovazione e di valutazione delle scelte scientifiche e tecnologiche, nel corso del quale si è affermata l'opportunità di creare un network internazionale dei Parlamenti su tali temi, istituendo un Forum parlamentare internazionale permanente, allargato ad esponenti della comunità scientifica e della società civile; la discussione sullo sviluppo congiunto, a livello europeo, delle nuove tecnologie affrontato dalla Conferenza Europea sull'e-Government tenutasi a Cernobbio in Italia il 7 e 8 luglio 2003.
In tutte queste sedi sono stati affrontati i temi dell'integrazione tra i Parlamenti, da realizzare attraverso lo sviluppo delle reti informative comuni.
L'auspicio è quindi che attraverso iniziative come quella dell'Epri si possa giungere rapidamente ad una fase attuativa e di coordinamento, nelle sedi opportune, degli ipotesi già ampiamente approfondite, della cooperazione interparlamentare anche attraverso l'uso delle tecnologie dell'informazione della comunicazione.



Per ulteriori informazioni:
Segreteria del Comitato per la valutazione delle scelte scientifiche e tecnologiche
Tel. 06/67604562 e Fax 06/67604359